---Debitorstyring---

Debitorstyring og inkasso

Debitorstyring og inkasso

Hvem handler du med og skal du give kredit?

Inden du afgiver et tilbud, påtager dig et arbejde eller leverer en vare, er det klogt at undersøge, hvem det er, du indgår en aftale med.

Er det Peter Jensen, Peter Jensen A/S, Peter Jensen ApS, Jensen og Hansen I/S eller måske en forening, du indgår et forpligtende økonomisk samarbejde med?

Skal du udføre et arbejde vedrørende en fast ejendom, bør du også undersøge, om den du indgår aftale med, også er ejendommens ejer ifølge tingbogen.

Når du er sikker på, hvem der din aftalepart, bør du undersøge, om det er sikkert at give den pågældende kredit og i givet fald, hvor stor og hvor lang kreditten skal være.

Soliditetsoplysninger kan indhentes fra dit pengeinstitut eller et kreditoplysningsbureau. Du kan også forhøre dig hos andre leverandører om vedkommende normalt betaler til tiden eller ikke.

Hvis du leverer til eller udfører arbejde for en underentreprenør, bør du også overveje, om du skal bede om sikkerhed i form af transport i dennes krav mod hovedentreprenøren eller eventuelle byggelån.

Aftalegrundlaget

Når du indgår en aftale, vil denne blive vurderet på baggrund af gældende ret og praksis. En del af aftalen kan være dine egne salgs- og leveringsbetingelser. En afgørende betingelse for at sådanne betingelser er gyldige er, at de er en del af aftalen mellem dig og din kunde. Det er de kun, hvis de er fremsendt sammen med dit overslag, tilbud eller med din ordrebekræftelse - og det skal fremgå, at dine salgs- og leveringsbetingelser er gældende for aftalen. Sender du først dine salgs- og leveringsbetingelser sammen med din faktura, kan du ikke dokumentere, at de var gældende ved aftalens indgåelse.

Du bør altid fremsende en ordrebekræftelse, der bekræfter hvad du skal lave eller levere og til hvilken pris det er aftalt, herunder dine eventuelle egne salgs- og leveringsbetingelser. På den måde undgår du problemer med at dokumentere, hvad der var aftalt.

Det er en god ide, at have en klart fastlagt rutine for hvordan fakturaer, rykkere, rentetilskrivninger og frivillige forlig, mm. udformes.

Debitorstyring

Når du skal levere en vare eller udføre et stykke arbejde og i den forbindelse yde din kunde en kortere eller længere kredit bør du på forhånd have fastlagt, hvordan du inddriver dit tilgodehavende, hvis kunden ikke betaler til tiden - inkasso eller betalingspåkrav. Hvor hurtigt og hvordan vil du rykke kunden for det forfaldne beløb. Vil du rykke telefonisk, sende en mail eller rykke skriftligt pr. brev?

Man må gøre sig klart, at kreditgivning kan have negative konsekvenser. Man løber en risiko for, at kunden ikke betaler eller ikke betaler hele det skyldige beløb. Betaler kunden for sent koster det likviditet, hvilket i bedste fald er en renteomkostning eller tab af renteindtægt og i værste fald bliver en for sen betaling et likviditetsproblem.

Rykkerprocedure

Lav en helt fast procedure for, hvordan og hvornår du rykker for forfaldne betalinger og respektér de gældende regler på området.

Du må tage 100 kr. i gebyr pr. rykker og du må maksimalt tage gebyr for 3 rykkere for samme udestående. Der skal gå mindst 10 dage mellem hver rykker.

I rykkerskrivelsen skal kunden opfordres til at betale senest 10 dage, regnet fra skrivelsens datering.

Den sidste rykkerskrivelse - inden du sender dit tilgodehavende til inkasso - skal ifølge Renteloven og Inkassoloven indeholde information til skyldneren om, at har han ikke betalt inden 10 dage fra denne sidste rykkers datering, så vil det kunne medføre yderligere omkostninger i forbindelse med inddrivelse af tilgodehavendet.

Normalt kan du først beregne dig renter fra en dato, der ligger 30 dage efter dateringen af din faktura. Du kan kræve en rente, der svarer til den såkaldte procesrente, hvilket er Nationalbankens officielle udlånsrente pr. 1. januar eller 1. juli i det pågældende år, med et tillæg af 7% pro anno. Har du udformet særlige bestemmelser om din rentetilskrivning og har du fremsendt disse i dine salgs- og leveringsbetingelser, senest i forbindelse med fremsendelse af ordrebekræftelse, er disse gældende.

Mulige sanktioner

Har skyldner ikke betalt, efter at du har gennemført din rykkerprocedure, så skal du overveje det videre forløb i sagen. Du kan afvente om skyldner betaler på et senere tidspunkt eller du kan indlede en inkassoprocedure. Du kan se hele Inkassoproceduren på vores hjemmeside www.ak64.dk

Man kan bede sin advokat indlede en inkassoprocedure eller man kan gøre det selv ved f.eks. at indgå et frivilligt forlig med skyldneren, hvor man laver en aftale om at afdrage på gælden eller lign. Man kan maksimalt beregne sig et gebyr som beskrevet i Inkassobekendtgørelsen.

Hvis inkassoproceduren ikke fører til betaling af dit tilgodehavende, kan du overgive sagen til domstolene for at få en dom på, at du har pengene til gode. Når du har en dom eller et frivilligt forlig hvor skyldner anerkender at skylde dig pengene, kan du overgive sagen til fogedretten. I fogedretten kan du få foretaget udlæg i skyldnerens aktiver - bil, driftmidler og tilgodehavender.

Salg eller belåning af dit tilgodehavende

Du kan belåne eller sælge dine tilgodehavender, hvis du ikke vil have penge bundet hos dine kunder eller ikke vil styre og rykke dine debitorer. Du kan belåne dine fakturaer i et pengeinstitut eller du kan belåne eller sælge din fakturaer til et factoringselskab.

Når tilgodehavendet er tabt

Lykkes det ikke at inddrive dit tilgodehavende, kan du afskrive det regnskabsmæssigt og få momsrefusion, når tabet er konstateret, fx. når:

  1. Der ved udskrift af fogedbogen dokumenteres, at der ikke har kunnet foretages udlæg hos skyldner, eller at en anden kreditor indenfor de foregående 6 måneder har foretaget forgæves udlægsforretning.
  2. Debitors død- eller konkursbo er afsluttet uden fuld dækning af dit krav.
  3. Tilgodehavendet er nedskrevet ved tvangs- eller frivillig akkord eller offentlig gældssanering.
  4. Tilgodehavender er under 3.000 kr og der er foretaget forgæves inkasso.

Under disse særlige omstændigheder kan der ske fradrag, hvis det anses sansynliggjort, at en fordring eller en væsentlig del heraf er tabt. Dette kan være tilfældet, når der ved debitors konkurs, betalingsstandsning, akkord, likvidation, på grund af insolvens, debitors forsvinden eller lign. kan fremlægges en erklæring fra en bobestyrer om størrelsen på den forventede dividende.